Criar, gerir e reter conhecimento nas organizações se tornou um grande desafio nas empresas. Muitas companhias perceberam que, quando um profissional deixa seu posto de trabalho, pode carregar documentos e informações que só podem ser adquiridas ao ganhar experiência na nova função. Essa bagagem pode contribuir para um novo colaborador se integrar com mais facilidade ao seu posto, tornando o trabalho mais produtivo e simplificando o processo de adaptação.
Integrar rapidamente funcionários aos processos empresariais é um desafio ainda maior no país em função dos elevados índices de turn-over. O Brasil tem o maior porcentual de contratações e demissões, conforme indicam diversos estudos.
A facilidade ou a dificuldade para entrar no ritmo dos novos colegas está diretamente relacionada à existência de informações estruturadas dentro de uma empresa. Os dados estruturados são aqueles que estão organizados de uma maneira passível de recuperação dentro de um sistema, facilitando a sua busca. Os dados não estruturados são, por outro lado, aqueles de recuperação complicada em função da dificuldade ou de equívocos no arquivamento ou classificação. Por exemplo, dados salvos apenas na máquina do ex-funcionário e não dentro de um sistema de gestão.
Em geral, companhias que fazem a administração por meio de planilhas sofrem com os dados não estruturados e, no momento da chegada de um novo colaborador, as explicações sobre os processos que devem ser adotados são complexas. Isso acontece porque nem sempre os arquivos necessários para executar o trabalho estão à disposição – seja por ter sido excluído ou mesmo não encontrado.
Dentro de um sistema de gestão, como o Sage X3, os documentos importantes para a produção e retenção de conhecimentos são facilmente identificáveis, seja para os próximos passos de um novo colaborador ou mesmo para alguém que está executando aquela função temporariamente. E mais que isso, eles podem ser interativos e trazer informações atualizadas diretamente do software de gestão.
Dentro de um mesmo segmento, é possível ter várias empresas produzindo e vendendo produtos das formas mais distintas. O que as diferencia? O conhecimento.
Trata-se de um motor que inspira e impulsiona o desempenho da organização, criando processos, produtos e ações que diferenciem a empresa, seja em seus produtos ou no atendimento. Isso só é possível quando se tem um ambiente no qual os colaboradores tenham acesso à informação, algo que propicia a troca de experiências e o surgimento de novas ideias, que podem contribuir para a empresa se tornar um destaque frente aos concorrentes.
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