Como reduzir os riscos do Shadow IT

Seus processos devem ser analisados, os colaboradores precisam ser orientados e treinados para que o sigilo das informações empresariais seja mantido

O Shadow IT – quando os colaboradores usam dispositivos, softwares ou aplicativos não permitidos em ambientes profissionais – é um risco para as empresas. Conforme o blog apresentou recentemente, as consequências são inúmeras, como, por exemplo: em segurança, em compliance, no sigilo de informações e também com o aumento de custos para garantir que a empresa não esteja efetivamente em risco.

Os colaboradores praticam ações “à sombra do TI” com o propósito de atingir os seus resultados e cumprir suas metas da forma mais eficiente possível. Por isso, é importante que haja informação dentro das companhias, orientando a respeito do perigo da prática e, mais do que isso, meios para que os colaboradores desempenhem sua tarefa sem a necessidade de recorrer a essa prática.

Os riscos mais comuns estão na necessidade de transferência de arquivos e no uso de dispositivos pessoais, que precisam ser avaliados e acompanhados. Abaixo, o blog listou quatro dicas para reduzir esses riscos:

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1 – Avalie os seus processos

Muitas vezes, os colaboradores encontram atalhos para desempenhar as suas tarefas. Uma simples análise dos processos atuais dentro do sistema de gestão pode fazer com que aplicativos, softwares e outros dispositivos deixem de ser necessários, diminuindo os riscos do uso de ferramentas não autorizadas.

2 – Foque no usuário final

Em última instância, seu sistema de gestão deve ser configurado pensando no usuário final, ou seja, no colaborador. Manter esse acesso simples e garantir que ele possa desempenhar suas funções evita o uso de atalhos.

3 – Oriente os seus colaboradores

A comunicação interna é fundamental para que as diversas regras sejam respeitadas. No caso do Shadow IT, isso não é diferente. Se nas políticas empresariais não houver clareza a respeito dessas regras, os colaboradores podem descumpri-las sem nem sequer conhecê-las.

4 – Treinamento recorrente

Novos colaboradores precisam ser treinados a respeito deste processo – e funcionários mais antigos precisam ser constantemente lembrados dessas orientações. Considere a realização de uma reunião ou de um encontro anual para lembrar a respeito dos riscos e da importância de cumprir essas regras.