Ocupar o cargo mais alto na hierarquia de uma empresa é um privilégio de poucos. No entanto, um alto salário não vem desacompanhado de muita responsabilidade e trabalho. Não há executivo que não se pergunte como ser um CEO mais eficiente.
Constantemente, há a sensação de que faltam horas no dia para resolver todos os problemas. Além disso, para muitos, conciliar a vida pessoal com a estressante rotina de trabalho acaba se transformando em um problema a médio e longo prazo. Existe uma maneira de evitar essas armadilhas e se tornar um profissional mais equilibrado?
Um estudo de Harvard, chamado “The Leader Calendar”, procurou identificar quais são as características que podem ajudar a tornar os CEOs mais eficientes. A pesquisa constatou que embora eles tenham muitos recursos, falta tempo. O principal culpado de tudo isso? As reuniões. Abaixo, seguem alguns conselhos para virar esse jogo.
Se o principal problema dos CEOs é o tempo que eles gastam em reuniões, o primeiro passo para melhorar as coisas é programar reuniões mais rápidas. Tenha em mente que toda reunião deve ter hora para começar e hora para acabar. Simples assim.
Aqueles 15 minutos antes do início, em que muitos esperam pelos poucos atrasados, deve ter um fim. Assim como as divagações durante o encontro, que fazem com que os 20 minutos previstos se transformem em uma ou duas horas. Seja objetivo e poupe o seu tempo e o tempo dos outros.
Você já percebeu como as pessoas costumam se soltar mais quando estão em um ambiente que não seja o da empresa? Não é coincidência. O fato de você promover reuniões dentro de uma sala de reuniões pode ser um fator impeditivo e limitador da criatividade das pessoas. Alguns podem ficar mais tensos nessas situações.
Uma saída é reunir a sua equipe e marcar reuniões como essas em um café ou almoço. Procure um lugar que não tenha muito barulho – fuja de locais com som ambiente muito alto – e aposte em boas doses de café como companheiras para liberar a criatividade dos seus colegas. Se você quer pensamentos diferentes, comece você pensando e agindo de forma diferente.
Note o seguinte: quantas vezes durante uma apresentação na qual um slide de Power Point é utilizado ele é de fato necessário? Muitas vezes, o simples envio de um e-mail para todos antes do início da reunião, com os dados da apresentação, seria suficiente para poupar alguns minutos de pessoas lendo um slide diante de todos. Livre-se desta máquina de sonhos!
Volte-se para o objetivo de uma reunião: todos estão lá para falar, ouvir e tomar notas. Isso significa que tanto smartphones quanto projetores são, na maioria das vezes, dispensáveis. Concentre-se em ouvir o que os outros têm a dizer e tome nota do que for necessário. As mensagens do WhatsApp podem ser respondidas depois.
Há muitos CEOs que têm como característica o fato de serem centralizadores. Porém, será mesmo necessário participar de todas as reuniões? Para os subordinados é sempre um privilégio tê-lo junto na mesma mesa, mas é preciso ser prático: se outra pessoa pode tomar a decisão ou ouvir o relatório que será apresentado, diga “não”.
Após receber informações detalhadas sobre o que foi debatido você pode procurar, se necessário, um ou outro integrante da mesa para tirar dúvidas pontuais. No entanto, a maior parte do trabalho certamente poderá ser resumida em um relatório de uma ou duas páginas enviado por e-mail.
Convenhamos, são pouquíssimas as ocasiões em que é realmente necessário viajar para participar de uma reunião. Muitas vezes o assunto em questão pode ser resolvido com um call ou um telefonema. Por isso, risque da sua agenda aquelas reuniões que não fizerem sentido.
Nesse caso, o problema maior não é a reunião em si, pois mesmo que ela dure alguns minutos há um tempo enorme de deslocamento na ida e na volta que poderia ser melhor aproveitado d outra forma. Seja objetivo e encare os fatos: você não pode – e nem deve – estar em todos os lugares ao mesmo tempo. Por isso, delegue mais.
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