Diante da competitividade do mundo dos negócios, as empresas buscam mecanismos para alavancarem os resultados. Uma das formas está diante dos olhos e passível de controle da própria companhia: a gestão por processos, um modelo organizacional que realinha as atividades e busca melhoria na estratégia e fluxos de trabalho.
Quando se pensa em processos, a primeira imagem que vem à mente é uma sequência de atividades realizadas em uma empresa, como em um filme de Charles Chaplin. Essa continuidade do processo, via de regra, busca agregar valor ao produto – ou a um serviço –, visando atender à necessidade dos clientes.
Na prática, porém, os processos podem ser mais complexos do que os filmes de Chaplin. É preciso planejar uma arquitetura de processos, buscando identificar a sequência de atividades do negócio, suas relações e a contribuição de cada etapa específica para o atendimento de propósitos estratégicos.
Para ter sucesso nessa estratégia, é preciso superar, ao menos, três desafios:
Os processos precisam ter responsabilidades claras, com definições de pessoas. Isso permite uma organização entre as áreas, visando a eficácia das atividades, que é indispensável. Não deve se esquecer jamais de estabelecer metas e o início e fim de cada etapa.
Uma gestão por processos só será eficaz se tiver o suporte da direção empresarial. Trata-se de uma decisão estratégica, que deve envolver todos os colaboradores, em especial os gestores, responsáveis por disseminar essa ideia.
A transparência e a comunicação interna são atributos fundamentais na implantação dessa cultura. Além da atuação dos gestores, o plano de gestão deve considerar as mudanças necessárias para engajar os colaboradores e fomentar a participação das pessoas, contribuindo para o intraempreendedorismo.
Confira, abaixo, alguns dos benefícios que podem ser percebidos em uma gestão por processos:
– Redução de desperdícios
– Integração entre setores
– Definição de responsabilidades para cada setor
– Melhora da alocação de recursos
– Redução do custo operacional
– Melhoria contínua de processos
– Diminuição da resposta ao cliente
– Mais condições para inovar
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