O uso de dados pelas empresas é uma das tendências percebidas para o ambiente corporativo nos próximos anos. A possibilidade de analisar as informações e identificar alternativas para aumentar a produtividade é vista como uma oportunidade.
As consequências dessas mudanças são, em sua maior parte, benéficas, mas exigem também atenção especial, sobretudo na melhora dos níveis de segurança dos dados. Veja, abaixo, algumas dicas para garantir que o sigilo dessas informações seja mantido.
1. Estude o seu ambiente
É preciso identificar as vulnerabilidades existentes, seja na estrutura de TI, nas políticas da companhia ou mesmo nas práticas adotadas pelos colaboradores. A partir dessa avaliação, as medidas de proteção serão mais efetivas.
2. Eduque os seus colaboradores sobre as boas práticas
Realizar capacitações anuais e investir em uma forma de se comunicar com os colaboradores evita que erros sejam cometidos, como acessar os dados com dispositivos não autorizados – como tablets ou smartphones pessoais – ou instalar programas e APPs sem o aval da área de TI, fugindo do Shadow IT.
3. Estabeleça normas e controle o acesso
Crie regras para fazer download de informações – especialmente as estratégicas. O acesso dos colaboradores precisa ser controlado, identificando quem e em quais momentos checou as informações. Trata-se de uma forma de prevenir a perda de dados e garantir a segurança.
4. Cuidado com as senhas
Dentro de sistemas de gestão, como o Sage X3, cada colaborador tem uma senha. As políticas da companhia devem estabelecer regras (como o uso de letras maiúsculas e sinais) para que as chaves de segurança sejam eficientes. Além disso, os colaboradores devem evitar seguir por anos a fio com o mesmo password.
5. Mantenha os softwares atualizados
Muitas das atualizações de sistemas são realizadas justamente para fechar brechas de segurança. Por isso, é importante que os programas estejam sempre em suas versões mais recentes.
6. Aposte na criptografia
Os dados de sua empresa podem ser criptografados. Ou seja, mesmo que sejam roubados ou que uma pessoa indevida tenha acesso a eles, não terá como usá-los.
7. Esteja preparado para problemas
Mesmo com todos os investimentos na área de segurança, estabeleça uma política de gestão de crise, envolvendo as áreas mais importantes da empresa, caso uma falha seja identificada e possa gerar problemas. É importante estar preparado e saber quais passos devem ser dados para minimizar os problemas.
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