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O diagrama de afinidades, seu uso e importância

Muitas empresas não encontram soluções para problemas específicos, justamente o objetivo buscado com a ferramenta em um trabalho em grupo de colaboradores

Dentro de um sistema de gestão por processos, existem várias ferramentas que podem ser usadas. Recentemente, o blog apresentou algumas delas, como o Ciclo PDCA e a Análise Swot. Outra solução que pode ser aplicada pelas empresas é o chamado Diagrama de Afinidades. Já ouviu falar nele?

A ideia é que gestores e colaboradores possam indicar melhorias na forma de trabalho e agrupá-las por afinidades, criando blocos de otimização, apontando caminhos para solucionar gargalos e incômodos do processo produtivo. A ferramenta deve ser usada para sanar problemas específicos de uma empresa.

Após o levantamento das dificuldades enfrentadas no processo, busca-se visualizar todos os grupamentos de problemas e soluções, estabelecendo quais deles são prioridades para a companhia e criando uma estratégia para sua aplicação.

Sua empresa monitora o desempenho das diferentes áreas? Com o Sage X3, essas informações podem estar facilmente acessíveis dentro de uma mesma ferramenta.

Importância

– Como tornar o processo produtivo mais eficiente?

– Como evitar perdas e otimizar os custos de produção?

– Como fidelizar os clientes e aumentar o ticket médio de vendas?

Essas são algumas das perguntas que podem ser usadas como exemplo para encontrar uma solução. Algumas das questões estão mais relacionadas a alguns departamentos do que a outros, mas é importante contar com a experiência de colaboradores-chave e gestores para que o processo, de fato, possa trazer ideias positivas para as empresas.

Cuidados

O Diagrama de Afinidades é considerada uma ferramenta de gestão demorada e complexa – por esse motivo, é indicada para a solução de problemas considerados complexos por uma companhia. Para ter sucesso, ele depende da liberdade dos colaboradores dentro da empresa, visto que está baseado na sugestão de ideias livres e opiniões para transformar processos adotados no dia a dia.

Quanto se junta um grupo heterogêneo e com bases de conhecimento diversas, é preciso deixar a liberdade fluir, pois as ideias mais interessantes podem surgir dos colaboradores com a bagagem mais inesperada, especialmente para a solução de um problema delimitado. Portanto, uma das premissas do sucesso é não tolher a liberdade dos participantes.

Outro cuidado está relacionado a anotar os processos, as ideias em fichas ou em documentos a fim de facilitar a visualização do que já foi dito e como as ideias podem se encaixar. É possível elaborar um mecanismo para agrupar ideias semelhantes, avaliando se são complementares.

A forma de condução do processo, a compilação de ideias e a apresentação do problema de forma clara serão determinantes para a efetividade do Diagrama de Afinidades.

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